Leren loslaten: Hoe ik omga met het uitbesteden van werk als paardenfotograaf

Als ondernemer ben ik gewend om alles zelf te doen. Mijn bedrijf is mijn passie, mijn creatie, mijn kindje. Maar op een gegeven moment kwam ik op een punt dat ik merkte: ik kan dit niet meer alleen. Mijn bedrijf groeide, de taken stapelden zich op, en ik voelde steeds vaker dat ik tijd tekort kwam.

Dat was het moment waarop ik besloot om een teamlid aan te nemen. Maar eerlijk? Het loslaten van bepaalde taken bleek veel moeilijker dan ik dacht. In deze blog deel ik mijn ervaring met het uitbesteden van werk, de uitdagingen die ik tegenkwam en wat ik ervan heb geleerd.

Waarom loslaten zo moeilijk is

Veel ondernemers zullen dit herkennen: je begint je bedrijf vanuit een passie en steekt er je ziel en zaligheid in. Jij kent je doelgroep door en door, jij weet precies wat je klanten nodig hebben en hoe je jouw merk wilt neerzetten. De gedachte dat iemand anders taken van je overneemt, kan dan best spannend zijn.

Bij mij speelde onder andere deze vragen door mijn hoofd:

• Kan iemand anders dit net zo goed als ik?

• Hoe zorg ik ervoor dat alles in mijn stijl en visie blijft passen?

• Wat als het fout gaat en ik er zelf achteraan moet?

• Ben ik echt klaar om een deel van de controle los te laten?

Toch wist ik diep van binnen dat als ik wilde groeien, ik hulp nodig had. Dus besloot ik de stap te zetten.

Hoe ik bepaalde taken heb geselecteerd om uit te besteden

De eerste uitdaging was: wat ga ik uitbesteden? Ik kon niet zomaar iemand aannemen zonder duidelijke taken en verwachtingen. Dus ben ik begonnen met een overzicht van alles wat ik doe binnen mijn bedrijf. Van contentcreatie tot klantcontact, van marketing tot administratie. Daarna heb ik mezelf een paar vragen gesteld:

1. Wat kost mij de meeste tijd?

2. Welke taken geven mij geen energie?

3. Wat kan iemand anders misschien zelfs beter dan ik?

4. Welke taken moet ik zelf blijven doen om mijn bedrijf authentiek te houden?

Uiteindelijk heb ik ervoor gekozen om een teamlid aan te nemen die zich focust op social media en contentcreatie voor de Paardenfotografie Academy. Dit zijn taken die veel tijd kosten, maar die een specialist efficiënter kan uitvoeren en waarmee mijn bedrijf verder kan groeien.

Het vinden van de juiste persoon

Toen ik wist welke taken ik wilde uitbesteden, moest ik iemand vinden die daarbij paste. Dit proces vond ik spannend, want ik zocht niet zomaar iemand: ik wilde iemand die mijn bedrijf begrijpt, dezelfde passie voor paardenfotografie heeft en mijn doelgroep aanvoelt.

Ik heb een oproep geplaatst en kreeg veel reacties binnen. De keuze maken was lastig, maar uiteindelijk koos ik voor iemand die perfect past. Wat de doorslag gaf?

• Ze had ervaring met social media en contentcreatie.

• Ze voelde mijn stijl en visie goed aan.

• Ze was net zo gepassioneerd over paardenfotografie als ik.

• Haar enthousiasme en ideeën spraken me enorm aan.

De eerste weken: de controle durven loslaten

Oké, ik had iemand aangenomen, maar toen kwam de volgende uitdaging: hoe geef ik haar de ruimte om haar werk te doen zonder dat ik overal bovenop zit?

Hier zijn een paar dingen die mij hebben geholpen:

1. Duidelijke verwachtingen scheppen

Ik heb een overzicht gemaakt van wat ik verwacht, hoe ik werk en welke stijl ik graag zie in de content. Dit gaf houvast en zorgde ervoor dat we op één lijn zaten. We hebben afgesproken om alles in Trello bij te houden, zodat we inzicht hebben in taken en voortgang.

2. Maandelijkse evaluaties inplannen

We hebben een vaste evaluatiemeeting op maandagochtend om 9:30 ingepland. Dit helpt om alles door te nemen en eventuele vragen of verbeterpunten te bespreken.

3. Social media inplannen via Facebook Business Meta

Om overzicht te houden, laat ik alle social media posts inplannen via Facebook Business Meta. Zo kan ik, als ik dat wil, zien wat er gepland staat zonder dat ik alles zelf hoef te doen.

4. Feedback geven, maar ook vertrouwen

Ik moet vertrouwen geven en alleen feedback geven op punten die echt belangrijk zijn.

Wat ik heb geleerd van het loslaten

Nu we een tijdje samenwerken, merk ik dat loslaten mij juist vrijheid geeft door de ervaringen van andere samenwerkingen. Hier zijn een paar belangrijke inzichten die ik heb gekregen die ik nu ook zeker ga toepassen met het werken met een eigen team:

• Loslaten betekent niet dat je geen controle hebt

Door duidelijke communicatie, goede afspraken en evaluaties blijft er structuur, zonder dat ik alles zelf hoef te doen.

• Iemand anders kan dingen zelfs beter doen dan jij

Dit was misschien wel mijn grootste eye-opener. Anderen hebben frisse ideeën en een eigen kijk op social media, waardoor ze dingen bedenken waar ik zelf niet aan had gedacht.

• Je hoeft niet alles in één keer los te laten

Ik ben klein begonnen en heb niet direct alles uit handen gegeven. Eerst social media, straks misschien meer. Zo houd ik grip op de groei van mijn bedrijf.

• Je bedrijf groeit sneller als je taken uitbesteedt

Omdat ik nu minder tijd kwijt ben aan social media, kan ik mij richten op andere belangrijke dingen, zoals het ontwikkelen van nieuwe cursussen en het verder uitbreiden van de Academy.

Mijn tips voor andere ondernemers die willen leren loslaten

Als jij als ondernemer ook moeite hebt met loslaten en uitbesteden, dan heb ik een paar tips die mij hebben geholpen:

1. Maak een overzicht van je taken en bepaal wat je kunt uitbesteden.

2. Zoek iemand die niet alleen competent is, maar ook goed bij jou en je bedrijf past.

3. Werk met duidelijke afspraken en tools zoals Trello en Google Drive.

4. Geef vertrouwen en laat je teamlid ook zelf met ideeën komen.

5. Begin klein en bouw het langzaam op.

6. Blijf evalueren en bijsturen waar nodig.

Loslaten is groeien

Het uitbesteden van taken was voor mij een grote stap, maar ik ben zo blij dat ik het heb gedaan. Ik heb meer rust, mijn bedrijf groeit sneller en ik kan me focussen op wat ik echt leuk vind.

Ja, loslaten is spannend, maar als je het op de juiste manier aanpakt, is het ook een enorme kans. Dus als jij twijfelt of je hulp moet inschakelen: doe het!. Je hoeft het niet allemaal alleen te doen.